Privacyverklaring vrijwilligers
CM respecteert de privacy van haar vrijwilligers in overeenstemming met de geldende wetgeving.
De Christelijke Mutualiteit (CM) wil met onderstaande privacyverklaring haar vrijwilligers informeren over het privacybeleid en de verwerking van de persoonsgegevens van de vrijwilligers, van toepassing tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de kandidaat-vrijwilligers, vrijwilligers en oud-vrijwilligers.
- Verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens
- Persoonsgegevens die het voorwerp zijn van verwerking
- Doel en rechtsbasis van de gegevensverwerking van vrijwilligers
- Duur van de verwerking van de persoonsgegevens van vrijwilligers
- Rechten van de vrijwilliger
- Uitoefening van de rechten
- Ontvangers van de persoonsgegevens
- Gegevens van de data protection officer
- Technische en organisatorische maatregelen
- Wijziging van deze privacyverklaring
Verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens in het kader van de CM-vrijwilligerswerking worden verwerkt door de volgende verwerkingensverantwoordelijken:
- de Landsbond der Christelijke Mutualiteiten, Haachtsesteenweg 579, bus 40, 1031 Schaarbeek, België met ondernemingsnummer 0411.702.543;
- de Christelijke Mutualiteit Vlaanderen, Haachtsesteenweg 579, bus 40, 1031 Schaarbeek, België, met ondernemingsnummer 0874.853.490;
- de Regionale Maatschappij van Onderlinge Bijstand (RMOB) CM Brussel, Haachtsesteenweg 579, bus 40, 1031 Schaarbeek, België, met ondernemingsnummer 0713.670.669;
- de Regionale Maatschappij van Onderlinge Bijstand (RMOB) MC Wallonië, Rue de Fernelmont 42, 5020 Champion-Namur, België, met ondernemingsnummer 0713.671.758.
Als je bv. solliciteert via de vacaturepagina voor de vrijwilligers bij een van de hieronder opgesomde juridische entiteiten, zal de betrokken juridische entiteit evenwel verwerkingsverantwoordelijke zijn ten aanzien van de verwerkte persoonsgegevens in het kader van jouw sollicitatie. In dat geval is de relevante privacyverklaring van de betrokken juridische entiteit dan ook van toepassing. De vacaturepagina kan vrijwilligersvacatures bevatten van:
Voor vrijwilligers van CM-Zorgkas en van CM-verzekeringen verwijzen we door naar de privacyverklaring van de betrokken juridische entiteit: privacyverklaring CM-Zorgkas, privacyverklaring CM-verzekeringen.
Persoonsgegevens die het voorwerp zijn van verwerking
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) definieert de persoonsgegevens als 'alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatiecode zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificatiecode of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.'
Gegevens die rechtstreeks bij jou worden verkregen
- Identificatiegegevens (bv. naam, voornaam, adres, telefoonnummer, persoonlijk en professioneel e-mailadres).
- Persoonlijke sociale gegevens (bv. rijksregisternummer).
- Persoonlijke kenmerken (bv. geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit).
- Voor de kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding).
- Curriculum vitae (bv. ervaring, opleiding en vorming, vrijetijdsbesteding, competenties en interesses).
- Beeldopnames (foto’s).
- Handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota, enz.).
- Communicatievoorkeuren (bv. nieuwsbrief wel/niet ontvangen, per post/digitaal, voor welke werking).
- Engagementen (bv. voor welke werking ben je al dan niet beschikbaar).
- Akkoordverklaring (bv. geheimhouding persoons- en medische gegevens).
- Gerechtelijke gegevens (bewijs goed gedrag en zeden) wanneer vereist.
- Rijbewijs n.a.v. vrijwilligersactiviteit waarvoor een rijbewijs vereist is (bv. vervoer chronisch zieke mensen).
Gegevens die niet rechtstreeks bij jou worden verkregen
- Persoonlijk dossier in het kader van coaching van de vrijwilliger.
- Historiek van engagementen via de vrijwilligersmedewerker.
- CM-lidmaatschap via de ledendatabase (voor verzekeringsdoeleinden kan dit nodig zijn).
Doel en rechtsbasis van de gegevensverwerking van vrijwilligers
De in punt 2 genoemde persoonsgegevens worden door CM verwerkt om de organisatie van het vrijwilligerswerk mogelijk te maken. Deze verwerking is nodig voor de uitvoering van de vrijwilligersovereenkomst* waarbij de vrijwilliger een partij is, voor de inachtneming van de wettelijke en contractuele verplichtingen die rusten op CM alsook voor de behartiging van haar gerechtvaardigde belangen:
- noodzaak om contact te kunnen opnemen en te communiceren met de vrijwilliger;
- de kostenvergoeding te kunnen betalen aan de vrijwilliger;
- de fiscale fiche te kunnen opmaken indien nodig;
- noodzaak om de eventuele vormingen van de vrijwilliger te plannen;
- om het vrijwilligerswerk te plannen;
- om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van CM;
- het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers (bij meldingsplicht voor uitkeringsgerechtigde vrijwilligers), alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe;
- het verkrijgen van subsidiëring door de overheid;
- statistische doeleinden: hiervoor worden de persoonsgegevens gepseudonimiseerd/geanonimiseerd;
- noodzaak om met derden contracten te kunnen aangaan (verzekeringen, vervoermaatschappijen, Huis van de arbeid (toegang tot gebouwen), …);
- noodzaak om de vrijwilligers te informeren over acties en initiatieven van CM (nieuwsbrief per post);
- evaluatie van de samenwerking met de vrijwilliger;
- aanschrijven van de vrijwilliger op basis van zijn/haar profiel met eventuele nieuwe interessante vrijwilligersengagementen.
De vrijwilliger deelt de persoonsgegevens zoals bedoeld in punt 2.1. mee aan CM zodra hij/zij vrijwilliger wordt of op het ogenblik waarop hij/zij het verzoek krijgt om deze gegevens te verstrekken. Bijvoorbeeld bij aanmelding voor een vacature via de website, bij inschrijving voor een vrijwilligersactiviteit of tijdens een intakegesprek. Deze gegevens zijn nodig opdat CM de vrijwilligerswetgeving correct zou kunnen toepassen. De voortzetting van de vrijwilligersovereenkomst is niet gewaarborgd als de vrijwilliger weigert de betrokken gegevens mee te delen en deze weigering de goede uitvoering van de wettelijke, reglementaire of contractuele verplichtingen van CM verhindert.
De vrijwilliger is gehouden elke wijziging van zijn verstrekte persoonsgegevens volgens de geëigende procedures, spontaan en zo snel mogelijk mee te delen aan CM.
Het bovenstaande is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens waarvoor de vrijwilliger uitdrukkelijk moet instemmen. Dit zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn voor een bepaald gebruik van een foto van de vrijwilliger. De vrijwilliger moet over deze specifieke verwerkingsdoeleinden afzonderlijk geïnformeerd worden. Het staat de vrijwilliger vrij om zijn toestemming te geven, te weigeren of zijn toestemming naderhand in te trekken, zonder dat dat negatieve gevolgen heeft. CM kan zich afhankelijk van het concrete geval beroepen op alle mogelijke rechtsgronden zoals deze bepaald zijn door de wetgeving, ook indien deze hierboven niet uitdrukkelijk worden vermeld.
*Deze vrijwilligersovereenkomst is niet altijd geformaliseerd in een schriftelijke overeenkomst. De organisatie van het vrijwilligerswerk wordt altijd toegelicht met een organisatienota.
Duur van de verwerking van de persoonsgegevens van vrijwilligers
CM zal de persoonsgegevens van vrijwilligers bewaren en gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van de wettelijke verplichtingen en binnen het kader van haar activiteiten. CM is voor het bewaren van bepaalde persoonsgegevens gebonden aan wettelijke bewaartermijnen. Schrijft de wet geen termijn voor, dan kunnen de persoonsgegevens worden bewaard gedurende een termijn die CM zelf noodzakelijk acht voor het efficiënt uitvoeren van haar verplichtingen.
CM bewaart gegevens van kandidaat-vrijwilligers tijdens het aanwervingsproces. De kandidaatsgegevens worden één jaar bewaard. Als de vrijwilliger hiervoor toestemming geeft, kunnen we deze langer bewaren om bijvoorbeeld later passende vrijwilligersengagementen voor te stellen.
Wanneer het engagement bij CM stopt kunnen de gegevens gedurende tien jaar bijgehouden worden. Sommige gegevens zullen evenwel reeds worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn, dit is afhankelijk van het systeem waarin de gegevens zich bevinden.
Rechten van de vrijwilliger
Recht van inzage tot de persoonsgegevens
De vrijwilliger heeft het recht kennis te nemen van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, en ook van het specifieke karakter van de verwerking, met inbegrip van het doel van de verwerking van deze gegevens. De vrijwilliger mag een kopie van de gegevens vragen, voor zover dit geen inbreuk maakt op de rechten en vrijheden van anderen. In voorkomend geval wordt deze kopie aan de vrijwilliger verstrekt.
Aanpassen of wissen van de persoonsgegevens
De vrijwilliger mag vragen om onjuiste gegevens die op hem betrekking hebben te corrigeren of aan te vullen. De vrijwilliger mag vragen om de persoonsgegevens te wissen die op hem betrekking hebben:
- wanneer die gegevens niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt;
- wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking;
- wanneer de vrijwilliger terugkomt op zijn toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en CM zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel of rechtsgrond voor de verwerking.
Beperking van de verwerking van de persoonsgegevens
De vrijwilliger kan vragen om de verwerking van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, te beperken wanneer hij/zij de juistheid van die gegevens betwist (beperking voor de duur die nodig is om de juistheid van de gegevens te verifiëren) of zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (overeenkomstig punt 5.4.). In dat geval mogen de gegevens enkel worden verwerkt (met uitzondering van hun bewaring) met de toestemming van de betrokken vrijwilliger of voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.
Bezwaar tegen de verwerking van de persoonsgegevens
Behalve voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de wettelijke verplichtingen van CM, mag de vrijwilliger zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben om redenen die verband houden met zijn bijzondere situatie. Het recht kan worden uitgeoefend zoals bepaald in artikel 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Overdraagbaarheid van de persoonsgegevens
De vrijwilliger heeft het recht de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben en die hij/zij aan CM heeft verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en leesbaar formaat, en heeft het recht die gegevens door te geven aan een verwerkingsverantwoordelijke. De vrijwilliger kan vragen om de overdracht rechtstreeks te laten plaatsvinden tussen CM en een andere verwerkingsverantwoordelijke voor zover deze doorgifte technisch mogelijk is. Dit recht kan echter alleen worden uitgeoefend als jouw gegevens uitsluitend verwerkt werden op basis van een toestemming of een contract, en als deze verwerking gebeurt met behulp van geautomatiseerde processen.
Recht om de toestemming in te trekken
Wanneer de rechtmatigheid van de gegevensverwerking berust op de uitdrukkelijke toestemming van de vrijwilliger, heeft deze laatste het recht zijn toestemming om het even wanneer in te trekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.
Uitoefening van de rechten
De vermelde rechten in punt 5 kunnen worden uitgeoefend overeenkomstig de voorschriften en beperkingen zoals bepaald in de wetgeving. De tekst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft voorrang op wat is vermeld in punt 5.
De vrijwilliger kan hiervoor contact opnemen met de data protection officer (zie punt 8). Het aan dit verzoek gegeven gevolg wordt zo snel mogelijk en in principe binnen één maand vanaf de ontvangst van het verzoek aan de vrijwilliger meegedeeld. Desgevallend kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met het aantal verzoeken en de complexiteit ervan.
De weigering om gevolg te geven aan de verzoeken van de vrijwilliger evenals de redenen voor deze weigering worden zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand vanaf de ontvangst van het verzoek aan de vrijwilliger meegedeeld. In geval van weigering heeft de vrijwilliger het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit) of om een procedure in rechte aan te spannen.
Ontvangers van de persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens mogen doorgegeven worden aan:
- jezelf, jouw wettelijke vertegenwoordiger (bewindvoerder, …), jouw vertegenwoordiger (advocaat, …) of iemand die hiervoor een mandaat of jouw akkoord heeft gekregen;
- andere vrijwilligers, zodat zij kunnen instaan voor de praktische organisatie van het vrijwilligerswerk;
- de activiteitenpartners in het kader van brandveiligheid, aanwezigheidslijsten in het kader van activiteiten, kortom met als doel de vrijwilligersadministratie, …;
- onze bedrijfsrevisoren die gehouden zijn door een vertrouwelijkheidsplicht;
- onze verwerkers, bv. in het kader van internetomgeving (webhosting, cloudsysteem), het verzorgen van de IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, CRM-systeem), communicatie (mailingfirma’s);
- de verzekeringsinstelling voor jouw verzekering;
- Wiegwijs vzw, een vrijwilligersorganisatie die deel is van CM Vlaanderen, kan in het kader van de vrijwilligerswerking je gegevens zien als je hiervoor je toestemming hebt gegeven. Op die manier wordt het mogelijk voor Wiegwijs vzw om je gegevens te zien in kader van een gezamenlijke activiteit of om je via CM een interessante vrijwilligersactiviteit voor te stellen.
CM kan verplicht zijn om bepaalde gegevens aan derden, zoals de gerechtelijke en administratieve instanties, bekend te maken overeenkomstig de geldende wetgeving.
Gegevens van de data protection officer
De vrijwilliger kan contact opnemen met de data protection officer voor elke vraag betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens of de uitoefening van zijn rechten. Elke inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico kan inhouden voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen moet worden gemeld aan de data protection officer.
- Per e-mail: [email protected] (t.a.v. data protection officer)
- Per brief: Landsbond der Christelijke Mutualiteiten, t.a.v. data protection officer, Haachtsesteenweg 579, 1031 Schaarbeek
Naast de mogelijkheid om je rechtstreeks tot ons te wenden, heb je ook de mogelijkheid om contact op te nemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen Privacycommissie) en er zo nodig klacht in te dienen: Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel - www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact.
Technische en organisatorische maatregelen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid, de integriteit en de beschikbaarheid van je gegevens te waarborgen, rekening houdend met de stand van de techniek, de omvang en de context van de verwerkingsdoeleinden en het type persoonsgegevens.
We nemen gepaste fysieke, administratieve, organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling.
Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig en vertrouwelijk verwerkt door de bevoegde medewerkers om hun taken uit te voeren in het kader van de omschreven opdrachten.
- Alle personen die namens CM van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- Toegangsbeheer voor de vrijwilligersdatabase, evenals de daarbij horende diverse rollen en verantwoordelijkheden zijn voorzien.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Wijziging van deze privacyverklaring
Deze policy voor gegevensverwerking kan worden aangepast wanneer de omstandigheden zulks vereisen, bijvoorbeeld ingeval van wijzigingen van de wetgeving, de IT-systemen …